Hoofdmedewerker Uitleendienst

Inleidend tekstje

Stad Brugge organiseert een selectieprocedure voor aanwerving, bevordering, interne personeelsmobiliteit en externe personeelsmobiliteit voor Administratief Hoofdmedewerker Uitleendienst bij de Evenementencel (salarisschaal C4-C5 - deadline VÓÓR 22 oktober 2024).

Wat is jouw rol?

De cel Evenementen ondersteunt burgers, organisaties en stadsdiensten klantgericht bij de organisatie van evenementen op het openbaar domein. Onderdeel hiervan is de uitleendienst. Deze beschikt over een uitgebreid assortiment aan materiaal dat Brugse burgers en organisaties kan lenen of huren.

Voor de dagelijkse leiding van de uitleendienst zijn we nu opzoek naar een (Administratief) Hoofdmedewerker om het personeel te begeleiden in hun werking alsook het uitleenmateriaal, de infrastructuur en de gebudgetteerde kredieten te beheren.

Benieuwd naar jouw takenpakket?

Lees hieronder meer!

• Je stuurt het team van administratief medewerkers en technisch personeel aan en coacht hen bij hun specifieke taken;
• Je steekt dienstroosters in elkaar en volgt aan- en afwezigheden op;
• Je behoudt overzicht over de uitgevoerde taken en op de naleving van veiligheids- en andere voorschriften;
• Je onthaalt nieuwe medewerkers en voert opstart-, waarderings- en knipperlichtgesprekken;
• Je organiseert structureel werkoverleg, stimuleert kennisoverdracht en speelt in op noden en behoeften van de medewerkers;
• Je beheerst daarnaast op een ordelijke en efficiënte manier het uitleenmateriaal en de stock;
• Je voorziet een digitaal opvolgsysteem voor voorraden, inkomende- en uitgaande goederen;
• Je houdt toezicht op de goede staat van de infrastructuur van de Uitleendienst en zorgt waar nodig voor onderhoud;
• Je beheert en rapporteert over het budget van de dienst, je verzorgt specifieke financiële en boekhoudkundige opdrachten, organiseert de facturatie aan derden en volgt deze op in functie van een correcte betaling.
• Je volgt alle administratie op m.b.t. overheidsopdrachten, vanaf de aanvang van de opmaak van een voorontwerp tot de uitvoering en de voltooiing;
• Je neemt een assisterende en adviserende rol op t.a.v. het diensthoofd en onderhoudt goede contacten met de verschillende interne en externe stakeholders;
• Je hebt een hands-on mentaliteit, oog voor een goede werksfeer en zorgt samen met de collega’s voor een flexibele werkverdeling, waar nodig ook in functie van stadsinitiatieven buiten de dienst.
• Een volledig overzicht van alle taken vind je terug in de functieomschrijving.

Wat verwachten we van jou?

Stad Brugge hecht meer belang aan kwaliteiten en competenties van mensen dan aan leeftijd, geslacht, gender, nationaliteit, afkomst, geaardheid, handicap, geloof of levensbeschouwing.

• Je beschikt over een diploma secundair onderwijs*

• OF

• Je hebt geen diploma secundair onderwijs maar wel minimum 5 jaar professionele ervaring die relevant is voor deze specifieke functie. Je documenteert de gevraagde werkervaring uitgebreid in jouw CV en/of motivatiebrief.
• Je werkt vlot met actuele informaticatoepassingen (Word, Excel, Teams, …).
• Je hebt een basiskennis management- en HRM-technieken.
• Je verdiept je graag en vlot in interne administratieve procedures, financiële regelgeving en dienstvoorschriften;
• Je hebt of verwerft snel nuttige kennis van het lokale evenementenveld, van beheer en onderhoud van materiaal en van het administratief recht.
• Verdere toelichting van de verwachte competenties vind je terug in de functieomschrijving.

*Laatstejaarsscholieren worden ook toegelaten tot de selectieprocedure als ze aan hun kandidatuur een studiebewijs van het lopende jaar toevoegen. Uiterlijk op de datum van hun indiensttreding bezorgen zij vervolgens het gevraagde diploma.

Wat verwachten we van jou?

• Je bent minstens 1 jaar in dienst bij Stad Brugge of OCMW/Mintus.
• Je werkt vlot met actuele informaticatoepassingen (Word, Excel, Teams, …).
• Je hebt een basiskennis management- en HRM-technieken.
• Je verdiept je graag en vlot in interne administratieve procedures, financiële regelgeving en dienstvoorschriften;
• Je hebt of verwerft snel nuttige kennis van het lokale evenementenveld, van beheer en onderhoud van materiaal en van het administratief recht.
• Verdere toelichting van de verwachte competenties vind je terug in de functieomschrijving.

Om effectief te kunnen aangesteld worden moet je over minstens 2 jaar anciënniteit bij het bestuur beschikken. Indien je hier niet over beschikt, word je na het slagen in de procedure op een werfreserve geplaatst die 3 jaar geldig is.

Wat bieden wij jou aan?

Samen met meer dan 1600 collega’s verzorg je de dienstverlening binnen onze centrumstad en zie je dagelijks het resultaat van jouw werk!

• We bieden jou een voltijdse contractuele aanstelling voor onbepaalde duur.
• Jouw startloon hangt af van eventueel over te nemen anciënniteit. Alle werkervaring bij een andere overheid wordt overgenomen. Van jouw relevante werkervaring in de privésector of als zelfstandige wordt tot 5 jaar overgenomen.
• Als je geen ervaring in een overheidsdienst hebt, ligt jouw bruto startloon voor een voltijdse tewerkstelling tussen € 3.247,62 (zonder anciënniteit) en € 3.511,18 (mits 5 jaar relevante anciënniteit). Tijdens je tewerkstelling groeit je loon verder via vaste barema’s tot een maximale verloning van € 5080,38.
• Voor een raming op maat van je nettoloon kan je vrijblijvend contact opnemen met loonadministratie@brugge.be.
• De loonsimulatie gebeurt op basis van een verklaring op eer en verbindt het bestuur niet tot het toekennen van de anciënniteit.

Verder zit er nog in ons aanbod:

• Een soepele verlofregeling met minimaal 31 verlofdagen voor een fulltime tewerkstelling.
• Een flexibele arbeidsorganisatie met kansen tot telewerk, aandacht voor de work-life balance, opleiding, loopbaan- en doorgroeimogelijkheden.
• Een gevarieerd aanbod aan sociale voordelen en personeelsactiviteiten om je collega’s beter te leren kennen.
• Een eindejaarstoelage, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer of gratis openbaar vervoer en een aanvullende pensioenverzekering.

Voor een volledig overzicht van ons uitgebreid voordelenpakket zie onze vacaturesite.

Wat bieden wij jou aan?

Een nieuwe rol binnen de stad om als Administratief Hoofdmedewerker Uitleendienst de cel Evenementen te versterken.

Hoe ziet de selectieprocedure er uit?

Deze selectieprocedure bestaat uit een aantal eliminerende proeven. Slagen is noodzakelijk om door te gaan naar de volgende proef.

• preselectie (document indienen bij sollicitatie!) - we beoordelen jouw kandidatuur op basis van de ingevulde vragenlijst (preselectie).
• case om thuis voor te bereiden - omstreeks 8 t.e.m. 11 november 2024
• mondelinge proef + presentatie van jouw case - omstreeks week van 18 november 2024
• assessment center (+niveau-& capaciteitstest) - omstreeks week van 25 november 2024
• op basis van de resultaten van het assessment center beslist de jury definitief over de einduitslag

Je kunt al dan niet geselecteerd worden voor verdere deelname aan de procedure op basis van een voorafgaande preselectie.

Wil je meer lezen over het algemene verloop van onze selectieprocedures, neem dan zeker ook een kijkje op onze vacaturesite.

Heb je een beperking of chronische ziekte? We voorzien redelijke aanpassingen zodat dit geen hindernis vormt bij je deelname aan de selectieprocedures. Vul DIT formulier zo volledig mogelijk in en voeg het toe aan jouw kandidaatstelling.

Hoe ziet de selectieprocedure er uit?

Deze selectieprocedure bestaat uit een aantal eliminerende proeven. Slagen is noodzakelijk om door te gaan naar de volgende proef.

• case om thuis voor te bereiden - omstreeks 8 t.e.m. 11 november 2024
• mondelinge proef + presentatie van jouw case - omstreeks week van 18 november 2024
• assessment center (+niveau-& capaciteitstest) - omstreeks week van 25 november 2024
• op basis van de resultaten van het assessment center beslist de jury definitief over de einduitslag

Wil je meer info over de verschillende loopbaanmogelijkheden als medewerker bij Stad Brugge, bezoek dan onze interne jobmarkt.

Wil je meer lezen over het algemene verloop van onze selectieprocedures, neem dan zeker ook een kijkje op onze vacaturesite.

Heb je een beperking of chronische ziekte? We voorzien redelijke aanpassingen zodat dit geen hindernis vormt bij je deelname aan de selectieprocedures. Vul DIT formulier zo volledig mogelijk in en voeg het toe aan jouw kandidaatstelling.

Geprikkeld?

DEADLINE: VÓÓR 22 oktober 2024

Klik op de knop “Solliciteer”. Vul de gevraagde gegevens in en voeg toe:

• CV
• Motivatiebrief
• Diploma OF gedetailleerde opsomming van de vereiste 5 jaar relevante werkervaring (minimaal functietitel, werkgever/sector, taken en duur van tewerkstelling)
• Dit ingevuld preselectieformulier

Ten laatste 8 november 2024 ontvang van je van ons een communicatie met verdere details. Kijk zeker ook in je spamfolder!

OPGELET : Enkel tijdige en volledige kandidaatstellingen komen in aanmerking. Je ontvangt een bevestigingsmail dat je sollicitatie goed is gelukt. Heb je deze mail niet ontvangen, contacteer ons.

Geprikkeld?

DEADLINE: VÓÓR 22 oktober 2024

Klik op de knop “Solliciteer”. Vul de gevraagde gegevens in en voeg toe:

• CV
• Motivatiebrief

Ten laatste 8 november 2024 ontvang van je van ons een communicatie met verdere details. Kijk zeker ook in je spamfolder!

OPGELET : Enkel tijdige en volledige kandidaatstellingen komen in aanmerking. Je ontvangt een bevestigingsmail dat je sollicitatie goed is gelukt. Heb je deze mail niet ontvangen, contacteer ons.

Ons contacteren?

Ondervind je problemen met het online solliciteren of wens je nog meer info, neem dan contact op met Personeel & Organisatie, t 050 44 96 30, info@werkenbijbrugge.be.